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“Tempo Fugit”

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“Scusami, ma non ho tempo”, quante volte nell’arco di una giornata sentiamo ripetere questa frase? Sembra proprio che il tempo sia diventato una merce difficile da trovare in abbondanza, quantomeno lo è nella percezione di molti individui.

La sensazione di avere troppi impegni, di non riuscire a fare le cose che dobbiamo, di non avere abbastanza momenti da dedicare a noi stessi o alle persone a cui teniamo, sempre più spesso è fonte di stress e di insoddisfazione personale.
C’è una soluzione? Un metodo buono per tutte le occasioni? No, o perlomeno non un metodo buono in assoluto; vi posso dare un metodo, starà a voi impararlo ad usare e a verificarne l’efficacia rispetto ai risultati che volete ottenere.

Possiamo fare un lavoro di questo tipo, concentriamo la nostra attenzione, riguardo al nostro modo di gestire la risorsa tempo, su queste tre parole:
– Focus
– Priorità
– Programmazione

Focus
L’economista Vilfredo Pareto ha formulato una legge che dice che, in generale, l’80% dei risultati viene ottenuto con l’utilizzo del 20% delle risorse, ed il restante 80% delle risorse viene impiegato per ottenere soltanto il 20% dei risultati.
Applicata alla gestione del tempo questa legge potrebbe suonare più o meno così: “Con il 20% del tempo che dedichi alle tue attività ottieni l’80% dei risultati significativi. Il restante 80% lo impieghi per raggiungere un misero 20% dei risultati”. Come mai?
Nella maggior parte dei casi perché non c’è una sufficiente consapevolezza di quali sono gli obiettivi dell’agire, e quindi gli sforzi non sono sufficientemente focalizzati verso il loro raggiungimento.
E allora, il primo passo è quello di rendere noti quali sono gli obiettivi verso cui tendono le attività.

Priorità
Una volta stabilito dove vuoi arrivare, dai una priorità alle attività che devi svolgere. Come fare? Innanzitutto avendo chiaro il concetto di priorità, che spesso viene confuso con il concetto di “urgenza”.
In realtà, la priorità è l’incontro di due concetti, quello di urgenza e quello di importanza.
Il generale Eisenhower, presidente degli USA negli anni ‘50, escogitò una griglia per classificare le attività sulla base della loro urgenza e importanza. Per creare una Griglia di Eisenhower prendete un foglio, disegnateci sopra un rettangolo poi dividetelo in modo tale che appaia all’interno quattro quadranti esattamente uguali. Fatto? Mi dispiace per gli amanti di Art Attack ma non useremo la colla vinilica.
Adesso andiamo a sistemare tutte le tue attività della nostra giornata all’interno dei quattro quadranti della griglia, vediamo in base a cosa:

Primo quadrante: area della delega
Si tratta di tutte quelle attività urgenti, da svolgersi quindi in breve tempo, ma che, vista la loro scarsa importanza, possono essere delegate a un collaboratore o svolte con l’aiuto di un collega. In ogni caso, vanno posticipate rispetto alle attività del secondo quadrante

Secondo quadrante
: area della crisi
Si tratta di attività che, per la loro urgenza ed importanza, vanno svolte subito, con estrema cura e, nella maggior parte dei casi, personalmente.

Terzo quadrante: area della pianificazione
Sono attività importanti, ma non urgenti. Questo significa che contribuiscono in maniera fondamentale al raggiungimento degli obiettivi, ma senza la pressione della fretta. Queste attività vengono spesso trascurate a favore delle attività urgenti. È un errore. Bisogna ritagliare nella propria giornata ampi spazi per questo tipo di attività. Da come sappiamo gestire quest’area dipendono il nostro successo personale e professionale.

Quarto quadrante: area delle attività inutili o della dispersione
Se non sono né urgenti né importanti, perché dedicare loro del tempo?
E nostra abitudine concentrarci unicamente sulle attività del primo e del secondo quadrante, ma, lo ripeto, il raggiungimento degli obiettivi dipende in maniera importante dalle attività del terzo quadrante, che sono i veri e propri motori del successo, anche se non rivestono carattere di urgenza.

Programmazione
Adesso che hai chiari quali sono i tuoi obiettivi, e quali attività ti possono portare al loro raggiungimento, non ti resta che programmare il tuo tempo in loro funzione.
Prendi un’agenda e inserisci le attività prioritarie per ogni giorno della prossima settimana, assegnando loro anche un tempo prevedibile di esecuzione. Ricorda di tenere libero circa il 20% del tuo tempo, per gli eventuali imprevisti, intoppi e ritardi.
Adesso non ti resta che agire, facendo di tutto per evitare che i Ruba-tempo (colleghi un po’ troppo propensi al dialogo, telefonate impreviste, riunioni più lunghe del programmato) o i Vampiri di Energia (persone sempre infognate negli stessi problemi, con il focus troppo spesso su tutte quelle cose negative che cambiano in peggio il loro stato d’animo e vogliono riversare un pò di quella negatività anche su di te) si mangino più del 20% del tuo tempo.
E, alla fine della tua settimana, dedica mezz’ora a valutare quanto sei riuscito a fare, a programmare la prossima settimana e a migliorare il tuo modello di gestione del tempo.
Tutto questo, lo avrai capito magari, può esserti utile a far in modo che tu sia a gestire il tempo e non il tempo a gestire te. Lupen alias Gianluca Del Tito

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